У меня проблемы… Мне поможет автоматизация

О чём важно позаботиться, взявшись за автоматизацию бизнес-процессов? Сергей Мироненко предлагает алгоритм из пяти шагов.

Сергей Мироненко, генеральный директор компании «Авиант»

Соблазн выбрать самый простой вариант решения проблем всегда очень велик. Обычно нам хочется пойти по пути наименьшего сопротивления. Кажется, что так мы достигнем цели быстрее. Получим желаемый результат, не прикладывая особых усилий. А самое главное — не меняя самих себя, своих установок и представлений о том, что — правильно, а что — нет.

Однако, по-моему, прав был Блез Паскаль — французский учёный, мыслитель и писатель, — когда сказал: «Опереться можно только на то, что сопротивляется». Как вам эта мысль? Мне лично она часто помогает в жизни. Удерживает от бестолковых танцев вокруг пустого места, позволяет сэкономить массу времени.

Когда в моих делах скапливаются проблемы, для начала я пытаюсь их систематизировать. Определяю, с какими могу справиться либо в одиночку, либо прибегнув к чьей-либо помощи, чтобы сократить время выполнения поставленных задач. Точно так же выделяю проблемы, для понимания и осознания масштаба которых, не говоря уж об их решении, мне недостаточно моих знаний, навыков и опыта. На борьбу с такими проблемами я призову квалифицированных профи.

Поиск профессионала в той или иной сфере, способного решить проблемы эффективно, — всегда задача из разряда тех, что оказывают сопротивление на подступах к решению сложных проблем. Но именно поиск профессионала даёт желаемый результат. Профессионал становится тем, на кого мы можем опереться.

Итак, вычленив проблемы, с которыми не справиться самому, я приступаю к поиску специалистов. Но всё же обязательно определяю свой собственный уровень понимания каждой проблемы, описываю её на бумаге. Почему на бумаге? Потому что, изложив мысли письменно, обычно замечаю, что думал об одном, а написал совсем другое. Затем просматриваю предложения услуг в интересующей меня области. При этом стараюсь подобрать как можно более узких специалистов, чей профиль — решение конкретных проблем моего предприятия. Наконец — живое общение. Никакие презентации, справки, отчёты, отзывы и прочее не способны вселить большую уверенность, чем живое общение с человеком, который займётся моими проблемами. Только после личного разговора принимается окончательное решение — воспользуюсь ли я его услугами.

Если для решения актуальных бизнес-задач вам предстоит выбрать поставщика IT-услуг, который проведёт аудит предприятия, проконсультирует, внедрит и настроит определённые программные продукты, обеспечит автоматизацию процессов, — рекомендую свой собственный, проверенный практикой, алгоритм поиска поставщика.

О чём важно позаботиться? Вот 5 простых шагов.

Шаг 1. Опишите проблему

Что же всё-таки волнует вас в сложившейся ситуации? Что волнует на самом деле, какая проблема? Не нужно описывать возможные пути или способы решения этой проблемы. Важно её сформулировать. Как только проблема сформулирована, становится понятна цель — чего мы будем добиваться, решая её. Не удаётся эффективное планирование, склад завален готовой продукцией, а срочные заказы всё равно «вертятся» на производстве? Не умеем планировать на каждую смену отдельно? Не получается вписать индивидуальные заказы в техпроцесс, просчитать их себестоимость, учесть конкретные спецификации? Невозможно управлять предприятием, на котором внедрено двадцать программных продуктов, пользоваться которыми никто не умеет? Хромает сервис, много рекламаций, клиенты оставляют негативные отзывы? Пять человек в бухгалтерии заняты только тем, что рассчитывают зарплаты сборщикам?

Если не удаётся описать проблему на словах, не стесняйтесь воспользоваться услугами консультантов. Их задача — помочь вам удержать перед собой цель, к которой вы будете стремиться. А если цель не ясна — осознать её, разогнав туман.

Шаг 2. Оцените возможности

В каком состоянии находится бизнес на текущий момент? Поставщик любых продуктов и услуг, привлечённый извне, — это дополнительная финансовая нагрузка на предприятие. Имеются ли необходимые ресурсы, для того чтобы оплачивать эти услуги и трудозатраты?

Самый распространённый случай, когда автоматизация бизнеса не удаётся, — недофинансирование проекта. Можно, конечно, и семь шапок из аршина шерсти пошить, но на какую голову вы их наденете?

И самый важный момент. Затраты на автоматизацию резоннее воспринимать не как расходы, а как инвестиции. Только в этом случае наши ожидания принимают правильное направление и мы рассчитываем на окупаемость вложений.

Шаг 3. Составьте план

Рынок информационных технологий переменчив, технологии быстро развиваются. Однако это не означает, что в отношении IT-модернизации не нужно ничего планировать. Обязательно должен появиться график работ и руководитель проекта, который контролирует его реализацию. Он должен ориентироваться в плане, как рыба в воде.

Проштудируйте план вместе с поставщиком IT-услуг, задайте ему все волнующие вас вопросы. Если что-то смущает, если поставщик не может дать пояснения, смело меняйте его. Лучше начать позже и довести дело до конца, чем начать рано и не завершить начатое.

Шаг 4. Контролируйте сами

Когда вы запускаете процесс автоматизации на своём предприятии, вполне резонно ожидаете, что это принесёт вам деньги. А разве можно оставить без контроля процесс, который должен приносить деньги? Если кто-то поступает так со своим бизнесом, вероятнее всего, он этот бизнес просто упускает.

Контролируйте и будьте в курсе всего, что происходит вокруг реализуемого проекта. Если не хватает времени и компетенций для всестороннего управления, наймите куратора проекта из сторонней компании, но сами всегда оставайтесь рядом. Процесс автоматизации — не такой уж и сложный; важно найти поставщика, способного говорить с вами на одном языке, а не заставляющего общаться на его «китайском». Ни одна деталь не должна пройти мимо вас. В противном случае, весьма возможно, вы даже не заметите, как вами начнёт управлять ваш IT-департамент.

Шаг 5. Не сдавайтесь

Автоматизация бизнеса интересна и сложна тем, что процесс внедрения программных продуктов охватывает не только вещи, связанные напрямую с IT (компьютеры, сети, Интернет и т. д.). Он также затрагивает человеческие, социальные, культурные аспекты в работе с персоналом. И на деле это — самое трудное, что ждёт любого руководителя, который решил автоматизировать бизнес.

Когда вы подобрали надёжного поставщика, способного довести проект до конца, вам предстоит поддерживать начатые изменения. Помните о том, что вы реализуете задачу верхнего уровня, а людям «снизу» не так просто взять и перестроить работу на новый лад. Уважайте своих подчинённых, но и не будьте слишком мягким. Готовьтесь принимать непопулярные решения.

Все мы понимаем: когда речь идёт о нашем бизнесе, только нам решать — будет ли он удобным в управлении, будет ли управление приносить радость или, наоборот, лишь тяготы, головную боль и неврозы. Автоматизация бизнеса — всего лишь инструмент. Поставкой и наладкой инструмента должны заниматься профессионалы. И чем серьёзнее их компетенции, чем выше уровень специалистов, которых вы пригласили для решения своих проблем, тем сложнее и интереснее становятся требования к реализуемым задачам, а бизнес — в конце-то концов — прибыльнее.

29 ноября 2012 (№114)